Los mandos militares están entrenados para operar bajo una intensa presión. El campo de batalla dista mucho de ser predecible y, como dice el refrán, “ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo”. El resultado de cualquier misión, y muy a menudo la vida de otras personas, depende de las decisiones que se tomen en el momento y de cómo se comuniquen a los subordinados. Ahí es donde el comandante se gana realmente su sueldo.
Esta experiencia militar también puede aplicarse al mundo empresarial. A los jefes de equipo se les paga para que sopesen la información, consideren las opciones, den instrucciones y supervisen la acción. La comunicación eficaz es esencial. A menudo, estas actividades se realizan bajo presión, ya sea por falta de tiempo, por escasez de información, por lo mucho que está en juego en la decisión, o quizá por presión autoinfligida. ¿Cuál es la mejor manera de hacer frente a estas situaciones? ¿Cómo puedes comunicarte mejor con tu personal y cómo puedes preparar mejor a tus equipos para trabajar bajo presión? Estos consejos tomados de las fuerzas armadas pueden ayudar a orientar la comunicación bajo presión.
En primer lugar, es una verdadera virtud ser consciente de cómo respondes a la presión. Es posible que subas el volumen de tu voz, hables más rápido o en un tono más alto, lo que puede asustar involuntariamente a los demás y hacer que muestren signos de estrés. Puedes empezar a perder la capacidad de centrarte en la tarea clave que tienes entre manos y dejar que tu mente se distraiga con asuntos de interés menos inmediato que pueden ser más fáciles de resolver.
Del mismo modo, se tiende a actuar y hablar más deprisa, con lo que se pierde el tiempo necesario para pensar antes de actuar. En el ejército no es raro ver a un comandante de patrulla, armado con un mapa, que, inseguro de la ubicación exacta de la patrulla, acelera con la esperanza de confirmar dónde se encuentran sólo para terminar perdiéndose aún más.
Ser consciente de cómo respondes a la presión puede permitirte ajustar tus modales y comportarte con calma y confianza. Los padres que no estén seguros de cómo actúan bajo presión deberían preguntar a sus hijos, ¡que seguro que les darán una evaluación sincera!
Una adaptación de esta regla nos recuerda que, al menos en el ejército, un comandante sólo habla durante un tercio del tiempo en una reunión para orientar el pensamiento del equipo, dejando los dos tercios restantes para que los miembros del equipo expresen sus opiniones e ideas.
Cuando te sientes presionado, es posible que hables más, o que apenas digas nada, que escuches menos y que asumas que tienes que responsabilizarte tú solo de encontrar una solución o un buen plan. Recuerda que el trabajo de un directivo es gestionar y tomar las decisiones difíciles. Las mejores ideas suelen surgir del equipo.
En el ejército, se emite una orden de advertencia antes de iniciar el proceso de planificación para dar más tiempo para prepararse a los subordinados y a las unidades. Lo mismo debería ocurrir en un contexto empresarial. En cuanto recibas información que requiera una acción rápida y decisiva, es aconsejable que comuniques inmediatamente a tu equipo que vas a convocar una reunión, les des orientaciones claras, incluida la duración probable de la reunión, y la instrucción de que ésta tiene prioridad sobre todo lo demás.
Cuando surja un problema, puede ser muy tranquilizador haber hablado recientemente de soluciones
Una vez emitida la orden de advertencia, puedes aprovechar el tiempo para reflexionar y evaluar el reto antes de la reunión. Te resultará útil agrupar tus ideas bajo los siguientes epígrafes:
Anotando en una tarjeta algunos apuntes bajo estos epígrafes, tendrás la base sobre la que informar al equipo reunido con calma, claridad y confianza.
Una vez realizada la sesión informativa, puedes mantenerte al margen y supervisar el debate, prestando atención a las buenas ideas, pero también comprobando si hay signos de tensión en el grupo. Puede ser necesario intervenir, pero sólo cuando sea útil o inevitable.
Un último consejo de los líderes militares es la importancia de ensayar. Es posible que hayas oído hablar de las seis “P”: la planificación y la preparación previas evitan un rendimiento deficiente. Si diriges un equipo que puede tener que responder a un reto o una situación inesperados, puede ser útil someter a tu equipo, quizá una vez al mes, a un escenario imaginario para poner a todos a prueba e identificar los puntos débiles.
“El trabajo de un directivo es gestionar y tomar las decisiones difíciles. Las mejores ideas suelen surgir del equipo”
La situación concreta variará en función de la función de la organización, pero podría tratarse de una violación de datos, una amenaza para la seguridad física, una caída drástica del precio de las acciones, un escándalo de relaciones públicas o una lesión grave de un miembro del personal.
Nunca está de más hablar de cómo afrontar un acontecimiento de este tipo y dar a los miembros del equipo la sensación de que “lo tenemos controlado”. Cuando surge un problema, puede ser muy tranquilizador si ya se han discutido las soluciones recientemente. Una parte fundamental de este proceso de ensayo es el informe. Asegúrate de dedicar tiempo a identificar las lagunas y a abordar lo que podría mejorarse.
En resumen, el mero hecho de que la presión a menudo nos haga pensar y actuar de forma diferente hace que sea útil pensar en cómo prepararse para una situación así, estructurar las acciones en torno a un marco sencillo y ensayar la respuesta. Esto te ayudará a actuar con calma, y significa que todos en el equipo tendrán claras las instrucciones dadas y confiarán en los pasos a seguir hacia el objetivo. Trabajo realizado.
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